Organizando un Simposio Científico: No te dejes intimidar!

Organizando un Simposio Científico: No te dejes intimidar!

25 de enero de 2019

Un simposio en Entomología 2017 titulado "¿Cuál es el zumbido con el cáñamo industrial y la entomología?" es uno de los varios que Amanda Skidmore, Ph.D. (centro) ha organizado en la sucursal de la ESA y en las reuniones anuales. Skidmore recuerda que se sintió intimidada por el proceso de organizar un simposio como estudiante de postgrado, pero dice que los miembros de la ESA de cualquier nivel probablemente encontrarán que es una experiencia gratificante. (Foto: Paul Lenhart, Ph.D.)

Por Amanda Skidmore, Ph.D.

¿Alguna vez has querido organizar un simposio para una conferencia de la Sociedad Entomológica de América o en otro lugar pero te has sentido un poco intimidado?

Cuando era una joven científica en la escuela de postgrado, la idea de organizar y moderar un simposio era desalentadora. Tuve una idea para un simposio innovador sobre un tema que nunca se había tratado en una reunión nacional. Tenía miedo de que fuera rechazado, pero un sabio mentor me animó a desarrollar mi tema y someterlo a revisión.

Amanda Skidmore, Ph.D.

Trabajé en el proceso de presentación, esperé con la respiración contenida para ver si era aceptado, investigué con dedicación y me acerqué a los oradores, y anticipé ansiosamente el evento. Fue aceptado, y una vez que el simposio se completó con éxito, me di cuenta de que mis preocupaciones eran completamente infundadas. El simposio tuvo un impacto positivo en los colegas científicos, creó un zumbido de entusiasmo entre los participantes, y me había animado a considerar nuevas formas de ver los temas presentados. Estaba listo para hacerlo de nuevo! Desde entonces, he tenido el placer de organizar varios simposios tanto para las reuniones de la rama como para las reuniones nacionales de la ESA.

Quiero compartir con ustedes algunas ideas y consejos para crear, organizar y moderar un simposio exitoso y, lo que es más importante, uno que fomente la diversidad y la inclusión dentro de nuestra ciencia. Espero que encuentren estas ideas útiles a medida que desarrollen su propio simposio!

[Nota: Los consejos e ideas aquí se presentan en el contexto de los programas de la Sociedad Entomológica de América (ESA), pero muchos de ellos probablemente se aplican en concepto a la organización de un simposio en otras conferencias científicas también]

Crear: ¿Cómo se me ocurre una buena idea para un simposio?

Cualquiera puede organizar simposios para las reuniones de la rama de la ESA o la Reunión Anual nacional. Cada año, el comité del programa de la conferencia lee las ideas de la propuesta y selecciona los simposios finales. Aquí hay algunas ideas para desarrollar un simposio que se destaque:

Escoger un tema: Si no tienes un tema ya en mente, escoger un tema para un simposio innovador puede ser difícil. Si estáis luchando, aquí tenéis algunas preguntas que pueden ayudaros a elegir un tema: Piensen en las últimas reuniones de la ESA a las que han asistido: ¿Qué simposios fueron impresionantes? ¿Qué simposio le hizo pensar realmente en su ciencia? ¿Sentiste que faltaba un tema de los años anteriores? ¿Hay algún tema nuevo en su campo que le gustaría que se cubriera? ¿Qué temas podrían animar a los que históricamente no participan en la reunión? ¿Qué temas animarán a un grupo diverso de oradores?

No lo hagas solo: Encuentra colegas que estén bien informados o interesados en tu tema. Sus colegas podrán darle retroalimentación, y juntos podrán proponer ideas que beneficiarán a toda la comunidad entomológica.

Speakers:
Una vez que tenga un tema, será importante llegar a los posibles ponentes y preguntarles si estarían interesados en participar, en caso de que su simposio sea aceptado para la reunión. Tener posibles oradores interesados en hablar en su simposio ayudará a apoyar por qué su simposio es importante. Algunos consejos para invitar a los oradores:

  • ¡Dispara las estrellas! ¿Hay algún líder en su campo que sea un orador ideal? No tenga miedo de llegar a ellos e invitarlos a participar. La mayoría de la gente se siente halagada de ser invitada a hablar de su trabajo!
  • Apunta a tener un grupo diverso de presentadores en su simposio. ¿Hay individuos de grupos típicamente subrepresentados que pueden haber sido pasados por alto que podrían ser invitados a formar parte de su simposio? Los oradores con diversos antecedentes (género, etnia, etapa de la carrera, etc.) pueden aportar perspectivas únicas y profundizar en el impacto de su simposio.
  • No tenga miedo de invitar a no entomólogos para compartir su trabajo. Muchas ramas de la ciencia estudian los insectos en relación con su disciplina. Contar con oradores con una comprensión científica variada puede ayudar a proporcionar una mejor comprensión de su tema.

>> fuerte>Someta su simposio: La ESA tiene un sistema muy fácil de usar para someter su simposio y una excelente página de preguntas frecuentes para ayudar a responder preguntas. Aquí hay algunos consejos y consideraciones adicionales para ayudarle a fortalecer su presentación:

  • Tenga un título creativo. Encuentre un título que destaque pero que también describa su tema.
  • Provea un objetivo o objetivos claros para su simposio. Esta es su oportunidad para resumir sus ideas y abogar por el porqué su simposio debería ser incluido en el programa.
  • ¿Representa su presentación del simposio la diversidad del trabajo que se está haciendo sobre el tema?
  • Considere la posibilidad de seleccionar la opción "invitado y contribuido" al seleccionar un tipo de simposio. Un orador potencial puede entonces presentar su charla a su simposio si siente que su tema está estrechamente relacionado. Esto le permitirá decidir si su charla encaja bien y le ayudará a incluir a los investigadores que pueda haber pasado por alto en su búsqueda inicial de ponentes.

Preste atención a las fechas de presentación: Los simposios se planifican con muchos meses de antelación. Tome nota de las fechas importantes para no perderse de compartir sus ideas.

Organice: Mi simposio ha sido aceptado. ¿Ahora qué?

Descubrir que su simposio ha sido aceptado es siempre emocionante. Ahora es el momento de contactar con sus oradores y empezar a pensar en la historia que quieren que su simposio cuente.

>> Fuerte> Oradores: Vuelva a conectar con sus oradores para confirmar su participación. Si tienen un conflicto con la fecha del simposio o han tenido un cambio en su situación, pregunten si conocen a un posible orador sustituto.

  • Será su responsabilidad contactar con sus oradores para que proporcionen títulos y resúmenes de sus charlas.
  • Tómense su tiempo para buscar oradores adicionales. A veces, entre el momento en que empiezan a buscar oradores y el momento en que su simposio ha sido aceptado, puede que haya surgido una nueva investigación sobre su tema. Tómese su tiempo para mirar a los científicos de su campo y asegúrese de que no ha pasado por alto a alguien que sería un valioso activo para su simposio. De nuevo, considere la diversidad de sus oradores y sus antecedentes. La diversidad en los oradores puede traer nuevas ideas y nuevas formas de ver la investigación y los temas que se encuentran.
  • Considere cualquier orador que haya presentado charlas a su simposio. Está bien rechazar a alguien si su tema no encaja bien con el objetivo general del simposio, pero también recuerde que incluir una amplia gama de oradores e investigación puede mejorar enormemente el impacto de su simposio y sacar a la luz nuevas investigaciones.

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Plan: Tómese el tiempo de leer los resúmenes de sus oradores y piense en un orden lógico para las presentaciones. Algunos pensamientos a considerar cuando planee el orden de las presentaciones:

  • ¿Qué quiere que su audiencia aprenda? ¿Un cierto orden proporcionaría una historia clara? ¿Tiene sentido agrupar ciertas charlas?
  • Conflictos entre los oradores. Sea considerado si un orador necesita estar libre a una hora específica debido a otro evento al que necesita asistir.
  • Comparta su plan y el orden de la charla con sus presentadores. Me gusta preparar un documento para mis oradores que proporcione los horarios de las charlas, los títulos y los resúmenes de todos. Si los oradores ven un resumen del contenido que están presentando sus compañeros, ayuda a reducir la repetición o superposición de las charlas y permite a los investigadores centrarse en sus puntos principales.
  • Si tiene un orador que necesita presentar una charla pregrabada, considere la posibilidad de programar esa charla para inmediatamente después del receso. Esto le dará tiempo para resolver cualquier problema técnico que pueda tener (tiempo de retraso, volumen del orador, etc.) durante el descanso y no en medio de su simposio!

Corra la voz: Promueva su simposio a través de diferentes plataformas de medios sociales. Comparta la información sobre los objetivos de su simposio y la fecha y hora con grupos que puedan encontrar su simposio beneficioso para su trabajo.

Moderado: Hora de Rock n' Roll!

Su simposio ha sido aceptado, sus oradores están alineados, sus planes de viaje se han hecho, ¿qué queda por hacer? Hay varias responsabilidades importantes que hacen un buen moderador y un simposio exitoso:

Plan: Como moderador, usted es responsable de presentar el simposio y los oradores. Tómese un tiempo antes de la reunión para escribir cómo planea introducir su sesión. Recuerde dar la bienvenida a los participantes por venir, agradezca a sus oradores y presente su tema con entusiasmo. Ahora es un buen momento para llegar a sus oradores y preguntarles cómo les gustaría ser introducidos y la correcta pronunciación de sus nombres.

  • Utilicen un lenguaje inclusivo en su introducción. En lugar de "damas y caballeros", intente con "colegas" o "compañeros científicos". Esto ayudará a que todos en su audiencia se sientan cómodos. Asegúrese de tratar a todos sus oradores por igual. Haga declaraciones introductorias similares para cada orador.

Entrenamiento de moderador: ESA requiere que todos los moderadores vengan al entrenamiento de moderadores. Esto se ofrece en varios días durante la conferencia, así que marque su programa y asegúrese de asistir. Recibirá instrucciones sobre cómo manejar el equipo audiovisual en su habitación, cómo administrar el tiempo de sus oradores y cómo hacer una transición suave entre los oradores.

Go time:
Llegue a su habitación temprano. Esto le dará la oportunidad de orientarse en el equipo y asegurarse de que todo funciona correctamente.

  • Mantenga el programa funcionando según lo previsto. Esto es respetuoso tanto con la audiencia como con los presentadores. Para hacer que su simposio se destaque y se vea acogedor para su audiencia, muestre una imagen de apertura en sus presentaciones que represente su simposio. Se ve mucho más limpio que un escritorio desordenado o una pantalla en blanco. A menudo muestro la imagen antes de que empiece el simposio, durante el descanso, y al final mientras la gente se mezcla. También pueden incluir una diapositiva con su nombre e información de contacto al final.
Wrap up: Una vez que su simposio haya terminado con éxito, no olviden agradecer a todos sus oradores. Los correos electrónicos de seguimiento para agradecer a sus oradores por su contribución son una gran manera de conectarse personalmente con sus oradores y construir futuras oportunidades de trabajo en red.

Avance: Comparta su experiencia y lleve el impulso hacia adelante

¿Le ha emocionado su simposio? A menudo he estado súper energizado y lleno de ideas después de un gran simposio. Aquí hay algunas cosas que puede hacer con esa energía:

>Post: Escriba: Entomología Hoy o una breve nota para Entomólogo Americano sobre cosas interesantes que aprendió o temas interesantes que se discutieron.

strong>Cree un grupo de trabajo: Una de las grandes cosas de tener reuniones nacionales y regionales es la oportunidad de comprometerse con colegas científicos en su campo. Llegar a sus oradores y participantes y ver si alguien estaría interesado en tener una discusión de seguimiento a través de videoconferencia. Y sea inclusivo, no exclusivo! Asegúrense de que todos tengan las mismas oportunidades de participar. Puedes hacer una encuesta para determinar la mejor hora de reunión y grabar las reuniones (o proporcionar resúmenes) para aquellos que no puedan asistir.

Host a un webinar: Las charlas de la conferencia son resúmenes cortos de proyectos de investigación, pero ser anfitrión de una serie de webinars permitiría presentaciones más largas. Contacte con sus representantes de la ESA y discuta las oportunidades de organizar un webinar.

Plan: ¡Empiece a planificar para el próximo año! ¿Sería beneficioso tener otro simposio sobre su tema para reunir de nuevo a los compañeros de investigación? ¿Ha surgido una nueva idea de su simposio que sería un buen tema de seguimiento para un nuevo simposio? Nunca es demasiado pronto para empezar a pensar en la próxima reunión de la rama o nacional!

Finalmente, recuerden que planear un simposio debería ser divertido! Es su oportunidad de comunicarse con sus colegas entomólogos y compartir el trabajo en un tema que le apasiona. No se intimiden, lo tienen!

< fuerte>Amanda Skidmore, Ph.D., es una investigadora postdoctoral asociada y directora de proyectos en la Universidad de Purdue en West Lafayette, Indiana. Actualmente es la presidenta del Comité de Asuntos Estudiantiles de la Rama Norte Central de la ESA y la representante del ONC en el Comité de Diversidad e Inclusión de la ESA. Instagram: @Dr_Skidmore. Twitter: @Dr_Skidmore. Email: amanda.skidmore@gmail.com

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